การเขียนอีเมล


  1. ชื่อ ใส่ชื่อและนามสกุลจริงในข้อความทุกครั้ง ย้ำอีกครั้งว่าทุกครั้ง ทำเป็น signature ก็ยิ่งดี ถึงแม้ในไฟล์แนบจะมีชื่อจริง ก็ให้ใส่ในข้อความด้วย เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  2. การเขียนตอบเมล ให้เขียนข้อความตอบที่ด้านบน (เหมือนกับ stack คือข้อความที่เขียนทีหลังจะขึ้นก่อน) เพื่อที่จะได้หาข้อความที่เขียนตอบได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องเลื่อนลงไปหาข้อความที่คุณเขียนตอบ
  3. ไฟล์รายงาน ให้ส่งเอกสารเป็นไฟล์ .pdf (สร้างไฟล์ .pdf โดยใช้ CutePDF), ห้ามส่งเป็น .doc หรือ .docx ยกเว้นคุณต้องการให้ผู้อ่านแก้ไขเอกสาร แต่ก่อนที่ส่งเป็น .docx ให้ถามก่อนว่าผู้รับมี Office 2007 ไหม
  4. ไฟล์แนบ
    • ถ้ามีไฟล์แนบตั้งแต่ 3 ไฟล์ขึ้นไป ให้ zip รวมกัน
    • ห้ามใช้ rar หรือ format อื่นๆ
    • ที่ให้ zip เพราะว่า Windows สามารถ unzip ได้โดยไม่ต้องลงโปรแกรมอื่น
    • ถ้าในมีไฟล์ .exe อยู่ในไฟล์ .zip, GMail จะไม่รับ ให้ upload ไฟล์ .zip ลงเว็บและส่ง link มา
    • ถ้าไฟล์ใหญ่มากเกินกว่าที่จะแนบได้ ให้ upload ลงเว็บและส่ง link มา
  5. บัญชีอีเมล
    • ใช้บัญชีอีเมลที่มีชื่อที่สุภาพ
    • ควรส่งเมลด้วยบัญชีของตนเอง ไม่ใช้บัญชีของเพื่อนส่งมา เพื่อให้ค้นหาได้สะดวก
  6. หลักฐาน เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงว่าได้ส่งเมลออกไปจริง คุณควรจะทำดังนี้
    • Cc: หาตนเอง
    • หรือบันทึกลงใน Sent Folder
  7. Subject ของอีเมล
    • ควรตั้งชื่อ subject ให้เจาะจงพอสมควร อ่านแล้วรู้ว่าต้องการเขียนมาด้วยเรื่องอะไร
    • ตัวอย่าง subject ที่ไม่ควรนำมาใช้ ได้แก่ สวัสดีครับ (อ่านแล้วคิดในใจว่าไม่ต้องเขียนชื่อเรื่องนี้ก็ได้ครับ), อ่านด่วนเลย (อ่านแล้วรู้สึกกดดัน และสงสัยว่ามันเป็น spam หรือเปล่าเนี่ย?), รบกวนปรึกษาครับ (ปรึกษาเรื่องอะไร?), รับสมัครผู้เข้าร่วมโครงการ (โครงการอะไร?), เรียนอาจารย์ วรเศรษฐ สุวรรณิก ครับ ผม John Doe รหัส 55555555 (แน่ใจนะว่านี่คือ subject), วิชา 418211 Visual Programming (อ่านแล้วไม่รู้ว่าเป็นเรื่องอะไร การบ้าน, ข้อเสนอโครงงาน, โครงงาน, ฯลฯ, ?ล?), ข่าวจาก… (ข่าวเกี่ยวกับอะไร? ไม่อ่านได้ไหม?), และสุดท้ายคือ (no subject)
    • อย่าส่งเมลซ้ำด้วย subject และข้อความเดิม (ทำให้ผู้รับเสียเวลาอ่านข้อความเดิมซ้ำสองครั้ง) ถ้าไม่แน่ใจว่าผู้รับได้รับเมลหรือไม่ ให้กด Fwd และเขียนถามว่าได้ข้อความนี้หรือยัง อย่างไรก็ดี ควรจะให้เวลาผู้รับระยะหนึ่ง ไม่ใช่ส่งเมลไปหนึ่งชั่วโมงแล้วก็เขียนมาทวง
    • เมื่อเขียนเมลคุยกันถึงเรื่องหนึ่ง แต่ยังไม่ได้ข้อสรุป ไม่ควรเขียนเมล subject ใหม่  แต่ควรกด Reply เพื่อให้รู้ว่ากำลังพูดถึงเรื่องอะไร
    • เมื่อเขียนเมลคุยกันถึงเรื่องหนึ่ง และต้องการเปลี่ยนเรื่อง ควรสร้าง subject ใหม่ ไม่ใช่ reuse subject เดิมตลอดทั้งที่เนื้อหาเปลี่ยนไปแล้ว อย่าขี้เกียจตั้ง subject ใหม่ เช่น ต้องการส่งอีเมลหาผมด้วยเรื่องการนัดหมายในวันลอยกระทง เผอิญเจออีเมลที่ผมคุยกับคุณในเรื่องสวัสดีปีใหม่ ก็คลิก Reply ที่เมลสวัสดีปีใหม่ แล้วก็เขียนเรื่องนัดหมายในวันลอยกระทงในเมลนั้น ทั้งที่เรื่องทั้งสองห่างกันตั้ง 11 เดือน
    • พึงระลึกว่าผู้รับอีเมลไม่ได้ติดต่อกับท่านเพียงคนเดียว และเขาไม่ได้มีโครงการที่ติดต่อกับท่านเพียงโครงการเดียว
    • ตั้งชื่อ subject ให้สื่อความหมาย เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  8. การเีขียนคำถาม ถ้ามีหลายคำถาม ควรแยกคำถามเป็นข้อๆ เพื่อจะได้ตอบได้สะดวก
    • ตัวอย่างที่ไม่ควรทำตาม  คุณเขียนว่า ที่อาจารย์บอกว่าให้ไปค้นคว้าเรื่อง ASDF นะครับ ผมรับทราบแล้ว  แต่อยากทราบว่าที่อาจารย์บอกว่าให้ทำโปรแกรมที่แตกต่างกัน หมายถึงว่า ให้ทำคนละโปรแกรมใช่หรือไม่ครับ  แล้วในวันที่ 1 พฤษภาคม 2550 ที่นัดอาจารย์ไว้ ไม่ทราบว่าต้อง present เลยหรือไม่และอาจารย์สะดวกเวลากี่โมงครับ และผมอยากขอความกรุณาจากอาจารย์ว่า ช่วยเลื่อนวันการ present ได้ไหมครับ คำตอบที่คุณจะได้ ใช่ ใช่ 10 น. ได้ครับ
    • ตัวอย่างที่ดีขึ้น คุณเขียนว่า ที่อาจารย์บอกว่าให้ไปค้นคว้าเรื่อง ASDF นะครับ ผมรับทราบแล้ว แต่ผมมีคำถามดังนี้ครับ
      1.อยากทราบว่าที่อาจารย์บอกว่าให้ทำโปรแกรมที่แตกต่างกันหมายถึงว่าให้ทำคนละโปรแกรมใช่หรือไม่ครับ
      2. ผมอยากขอความกรุณาจากอาจารย์ว่า ช่วยเลื่อนวันการ present ได้ไหมครับ
      3. ถ้าเป็นอาทิตย์หน้า อาจารย์สะดวกวัน-เวลาใดบ้างครับ

คุณต้องส่งอีเมลหาผู้ที่ส่งลิงค์มายังเพจนี้ให้คุณอีกครั้ง โดยปรับปรุงการเขียนอีเมลตามวิธีที่เขียนไว้ในเพจนี้

อีเมล ไม่ต้องใส่ทัณฑฆาต อ่านว่า อี เมว

ถ้าเขียนว่า อีเมล์ อ่านว่า อี เม

เขียนโปรแกรม Java เบื้องต้น
JSP สำหรับงาน E-Commerce
PHP สำหรับงาน E-Commerce
ออกรายงานด้วย iReport

หากจะนำเนื้อหาไปใช้ ต้องแสดงที่มา และห้ามใช้ในเชิงพาณิชย์

Advertisements

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s