การส่งอีเมลหาอาจารย์

นิสิตที่ได้อ่านหน้านี้ ต้องส่งอีเมลใหม่ (ที่แก้ไขแล้ว) มาหาผมด้วยนะครับ ดูเรื่องการตั้ง subject ของเมลด้วยครับ ตั้งให้เป็น และตั้งให้สื่อ

สอนคอมฟรี

The short link for this article is http://bit.ly/sendMail

  1. ชื่อและรหัสนิสิต
    ใส่ชื่อจริงและรหัสนิสิตลงในข้อความทุกครั้ง ย้ำอีกครั้งว่าทุกครั้ง ทำเป็น signature ก็ยิ่งดี
    • ถึงแม้ในไฟล์แนบจะมีชื่อและรหัสนิสิต ก็ให้ใส่ในข้อความด้วย เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  2. ชื่อและรหัสวิชา (ในกรณีที่เป็นเรื่องที่เกี่ยวกับวิชา) เขียนชื่อวิชาและรหัสวิชาในข้อความ เพราะว่าผมสอนหลายวิชา
  3. ชื่อมหาวิทยาลัยและวิทยาเขต เขียนชื่อมหาวิทยาลัยและวิทยาเขตในข้อความ เนื่องจากบางภาคการศึกษา ผมเป็นอาจารย์พิเศษให้กับมหาวิทยาลัยอื่นหรือวิทยาเขตอื่น
  4. การเขียนตอบเมล ให้เขียนข้อความตอบที่ด้านบน (เหมือนกับ stack คือข้อความที่เขียนทีหลังจะขึ้นก่อน) เพื่อที่ผู้รับจะได้หาข้อความที่เขียนตอบได้อย่างรวดเร็ว (เขาไม่ต้องเลื่อนลงไปหาข้อความที่คุณเขียนตอบ)
  5. ไฟล์รายงาน
    • ตั้งชื่อไฟล์เป็นรหัสนิสิต
    • ให้ส่งรายงานเป็นไฟล์ .pdf
      • สร้างไฟล์ .pdf โดยอาจจะใช้ CutePDF
    • ห้ามส่งเป็น .doc หรือ .docx
  6. ไฟล์แนบ
    • ตั้งชื่อไฟล์เป็นรหัสนิสิต
    • ถ้าจะแนบไฟล์รูปภาพที่สแกนจากกระดาษ A4 ให้ทำเป็น pdf ถ้ามีหลายรูปก็ให้รวมเป็น pdf อันเดียว
    • ถ้ามีไฟล์แนบตั้งแต่ 3 ไฟล์ขึ้นไป ให้ zip รวมกัน
    • ถ้าไฟล์ใหญ่มากเกินกว่าที่จะแนบได้ ให้ upload ลงเว็บและส่ง link มา
    • ห้ามใช้ rar หรือ format อื่นๆ
    • ที่ให้ zip เพราะว่า Windows และ Mac OSสามารถ unzip ได้โดยไม่ต้องลงโปรแกรมอื่น
    • ถ้าในมีไฟล์ .exe อยู่ในไฟล์ .zip, GMail จะไม่รับ ให้นิสิต upload ไฟล์ .zip ลงเว็บ (ใช้ dropbox ก็ได้) และส่ง link มา
  7. บัญชีอีเมล
    • ใช้บัญชีอีเมลที่มีชื่อที่สุภาพ
    • ควรส่งเมลหาอาจารย์ด้วยบัญชีของตนเอง ไม่ใช้บัญชีของเพื่อนส่งมา เพื่อให้ค้นหาได้สะดวก และนิสิตในยุคนี้ควรจะมีบัญชีอีเมลเป็นของตัวเอง
  8. หลักฐาน เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงว่าได้ส่งเมลออกไปจริง นิสิตควรจะทำดังนี้
    • Cc: หาตนเอง
    • หรือบันทึกลงใน Sent Folder
  9. Subject ของอีเมล
    • ควรตั้งชื่อ subject ให้เจาะจงพอสมควร อ่านแล้วรู้ว่าต้องการเขียนมาด้วยเรื่องอะไร
      • ตัวอย่าง subject ที่ไม่ควรนำมาใช้
        • สวัสดีครับ (อ่านแล้วคิดในใจว่าไม่ต้องเขียนชื่อเรื่องนี้ก็ได้ครับ)
        • อ่านด่วนเลย (อ่านแล้วรู้สึกกดดัน และสงสัยว่ามันเป็น spam หรือเปล่าเนี่ย?)
        • รบกวนปรึกษาครับ (ปรึกษาเรื่องอะไร?)
        • รับสมัครผู้เข้าร่วมโครงการ (โครงการอะไร?)
        • ขอเชิญเข้าร่วมโครงการ (โครงการอะไร?)
        • เรียนอาจารย์ วรเศรษฐ สุวรรณิก ครับ ผม aaa bbb รหัส ccc(แน่ใจนะว่านี่คือ subject)
        • วิชา 418211 Visual Programming (อ่านแล้วไม่รู้ว่าเป็นเรื่องอะไร การบ้าน, ข้อเสนอโครงงาน, โครงงาน, ฯลฯ,
          ?ล?)
        • ข่าวสำนัก… (ข่าวอะไร? ไม่อ่านได้ไหม?)
        • (no subject)
    • อย่าส่งเมลซ้ำด้วย subject และข้อความเดิม (ทำให้ผมเสียเวลาอ่านข้อความเดิมซ้ำสองครั้ง) ถ้าไม่แน่ใจว่าผมได้รับเมลหรือไม่ ให้กด Fwd และเขียนถามว่าผมได้ข้อความนี้หรือยัง อย่างไรก็ดี ควรจะให้เวลาอาจารย์ระยะหนึ่ง ไม่ใช่ส่งเมลไปหนึ่งชั่วโมงแล้วผมไม่ตอบมาก็เขียนมาทวง
    • เมื่อเขียนเมลคุยกันถึงเรื่องหนึ่ง แต่ยังไม่ได้ข้อสรุป ไม่ควรเขียนเมล subject ใหม่ แต่ควรกด Reply เพื่อให้รู้ว่ากำลังพูดถึงเรื่องอะไร
    • เมื่อเขียนเมลคุยกันถึงเรื่องหนึ่ง และต้องการเปลี่ยนเรื่อง ควรสร้าง subject ใหม่ ไม่ใช่ reuse subject เดิมตลอดทั้งที่เนื้อหาเปลี่ยนไปแล้ว
      • อย่าขี้เกียจตั้ง subject ใหม่ เช่น ต้องการส่งอีเมลหาผมด้วยเรื่องการนัดหมายในวันลอยกระทง เผอิญเจออีเมลที่ผมคุยกับคุณในเรื่องสวัสดีปีใหม่ ก็คลิก Reply ที่เมลสวัสดีปีใหม่ แล้วก็เขียนเรื่องนัดหมายในวันลอยกระทงในเมลนั้น
    • พึงระลึกว่าผู้รับอีเมลไม่ได้ติดต่อกับท่านเพียงคนเดียว และเขาไม่ได้มีโครงการที่ติดต่อกับท่านเพียงโครงการเดียว
    • ตั้งชื่อ subject ให้สื่อความหมาย เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  10. การเขียนข้อความ ควรเขียน e-mail ด้วยตัวอักษรธรรมดา สีดำ เท่านั้น เพราะการใช้ตัวเข้ม ตัว capital letter ในภาษาอังกฤษ หรือตัวอักษรสีแดง (สีโทนร้อน) จะสื่อความหมายเป็นการตะโกน SHOUT
  11. การเขียนคำถาม ถ้ามีหลายคำถาม ควรแยกคำถามเป็นข้อๆ
    เพื่อจะได้ตอบได้สะดวก
    • ตัวอย่างที่ไม่ควรทำตาม
      • คุณเขียน
        • ที่อาจารย์บอกว่าให้ไปค้นคว้าเรื่อง ASDF นะครับ ผมรับทราบแล้ว แต่อยากทราบว่าที่อาจารย์บอกว่าให้ทำโปรแกรมที่แตกต่างกัน หมายถึงว่าให้ทำคนละโปรแกรมใช่หรือไม่ครับ แล้วในวันที่ 1 พฤษภาคม 2550 ที่นัดอาจารย์ไว้ ไม่ทราบว่าต้อง present
          เลยหรือไม่และอาจารย์สะดวกเวลากี่โมงครับ และผมอยากขอความกรุณาจากอาจารย์ว่า ช่วยเลื่อนวันการ present ได้ไหมครับ
      • คำตอบของตัวอย่างที่ไม่ควรทำตาม
        • ใช่ ใช่ 10 น. ได้ครับ
    • ตัวอย่างที่ดีขึ้น
      • คุณเขียน
        • ที่อาจารย์บอกว่าให้ไปค้นคว้าเรื่อง ASDF นะครับ ผมรับทราบแล้ว แต่ผมมีคำถามดังนี้ครับ
          1. อยากทราบว่าที่อาจารย์บอกว่าให้ทำโปรแกรมที่แตกต่างกัน หมายถึงว่าให้ทำคนละโปรแกรมใช่หรือไม่ครับ
          2. ผมอยากขอความกรุณาจากอาจารย์ว่า ช่วยเลื่อนวันการ present ได้ไหมครับ
          3. ถ้าเป็นอาทิตย์หน้า อาจารย์สะดวกวัน-เวลาใดบ้างครับ
  12. Reply All สำหรับเมลที่มีผู้รับหลายคน เช่น ในกรณีของงานกลุ่ม ให้คลิก Reply All เพื่อให้ทุกคนในกลุ่มรับทราบโดยทั่วกัน
  13. ก่อนส่ง อ่านข้อความที่คุณเขียนอีกครั้ง เพื่อตรวจดูว่าผู้อ่านจะเข้าใจข้อความที่เราเขียนไหม การตรวจสอบขั้นพื้นฐานคือดูว่าทุกประโยคมีประธานหรือไม่ การเขียนข้อความที่ผู้อื่นอ่านแล้วไม่เข้าใจ หรือสามารถตีความได้หลายแบบ โดยเฉพาะข้อความที่ส่งหาคนหลายๆคน ทำให้รวมๆแล้วเสียเวลาของผู้อ่านเป็นอย่างมาก

สอนคอมฟรี

Leave a Reply

Please log in using one of these methods to post your comment:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s